Since 2022 and according to the Federal Fiscal Code (“FFC”) (Articles 32-B Ter, Quáter and Quinquies, as well as to the Miscellaneous Tax Resolution for 202) all taxpayers are obligated to obtain, keep and provide to the Mexican tax authorities when so requested, information of individuals who are considered to be the ‘controlling beneficiaries’ of legal entities. In order strengthen the collection powers of tax authorities, an obligation applicable to all Mexican legal entities, trustees or settlors, parties integrating or contracting through any other legal construct, notaries, brokers, and any other person intervening in the incorporation of legal entities or in trusts or in any other legal construct (the “Obligated Parties“), was added, for these subjects to obtain and preserve, as well as provide, at the request of the Tax Administration Service (“TAS“), the reliable, complete and updated information of their Controller Beneficiaries.

Under the FFC, the Controller Beneficiary is understood as the individual or group of individuals that:

1. Directly or through others or through any legal act, obtain the benefit derived from their participation in a legal entity, a trust or any other legal construct, as well as from any other legal act, or those who ultimately exercise the rights of use, benefit, enjoyment, use or disposal of a good or service or those on whose behalf a transaction is made, even if made contingently.
2. Directly, indirectly or contingently, exercise control of the legal entity, trust, or other legal construct.

All legal entities shall identify, verify, validate and update the information on their Controller Beneficiaries, indicating their participation percentages in the capital stock, taking into account the “Ownership and Control Chains”.

In case no individual is identified using the aforementioned criteria, the Administrative Organ shall be considered as Controller Beneficiary, whether the Sole Administrator or each of the members of the Board of Directors.

The information of the Controller Beneficiary that legal entities, trustees, settlors and integral or contracting parties of any other legal construct, must collect is the following:

• Full names and surnames, according to their official identification
• Aliases
• Date of birth or death, if applicable;
• Gender
• Country of origin and nationality(ies);
• CURP (Single Population Registration Code) or its equivalent in other countries or jurisdictions.
• Country or jurisdiction of residence for tax purposes.
• Type and number or code of the official identification.
• Federal registration as taxpayer (RFC) or, in case of foreigners, proof of the tax identification number.
• Marital status and property regime, as applicable, and identification of the spouse or concubine, as applicable.
• Email and telephone numbers
• Home address and domicile for tax purposes.
• Relationship with the legal entity or capacity in the trust or legal construct, as appropriate.
• Degree of participation in the legal entity or in the trust or legal construct, that allows the exercise of the rights of use, enjoyment, exploitation, or disposal of a good or service or carry out a transaction.
• Description of the form of participation or control (direct or indirect).
• Number of shares, partnership interests, participations or rights or their equivalents; series, class, and nominal value, in the capital of the legal entity.
• Place where the shares, partnership interests, participations, or other equivalent rights are deposited or in custody.
• Determined date in which the individual acquired the status of Controller Beneficiary of the legal entity, trust, or any other legal construct.
• If applicable, provide the data mentioned in the preceding paragraphs regarding the Sole Administrator or each of the members of the Board of Directors of the legal entity or equivalent.
• Date on which a change occurred in the participation or control in the legal entity, trust, or any other legal construct.
• Type of modification of the participation or control in the legal entity, trust, or another legal construct.
• Termination date of the participation or control in the legal entity, trust, or any other legal construt.

In the cases of Ownership or Control Chains, the following information shall also be available:

1. Name, designation, or corporate name of the legal entity or entities, trusts, or legal constructs participating or controlling the legal entity, trusts, or legal contructs.
2. Country or jurisdiction of creation, incorporation, or registration.
3. Country or jurisdiction of residence for tax purposes.
4. Federal taxpayer registration number (RFC) or tax identification number, or its equivalent, if resident abroad, for tax purposes.
5. Fiscal domicile.

In case of not obtaining, not maintaining, or not submitting reliable, complete, and updated information of each Controller Beneficiary that is part of the legal entity, trust, or legal construct in question, as required by the TAS; not keeping updated information or submitting information that is incomplete, inaccurate or with errors, fines __from $500,000.00 to $2,000,000.00 MXN __ shall be imposed, as appropriate (approximately USD 25,000.00 to $100,000.00). (Art. 84 M and 84 N of FFC)

A partir de 2022 y de acuerdo con el Código Fiscal de la Federación (“CFF”) (artículos 32-B Ter, Quáter y Quinquies, así como a la Resolución Miscelánea Fiscal 202) todos los contribuyentes están obligados a obtener, conservar y entregar al Servicio de Administración Tributaria (SAT) cuando así lo soliciten, información de las personas que se consideran los 'beneficiarios de control' de las personas jurídicas. Con el fin de fortalecer las facultades recaudatorias de las autoridades fiscales, obligación aplicable a todas las personas morales mexicanas, fideicomisarios o fideicomitentes, integrantes o contratantes por cualquier otra figura jurídica, notarios, corredores y cualquier otra persona que intervenga en la constitución de personas morales o en fideicomisos o en cualquier otra figura jurídica (los “Obligados”), para que estos sujetos obtengan y conserven, así como proporcionen, a requerimiento del Servicio de Administración Tributaria (“SAT”), la información fidedigna, completa y actualizada de sus Beneficiarios Controladores.

Bajo el CFF, se entiende por Beneficiario Controlador a la persona o grupo de personas que:

1. Directamente o por medio de otra u otras o de cualquier acto jurídico, obtiene u obtienen el beneficio derivado de su participación en una persona moral, un fideicomiso o cualquier otra figura jurídica, así como de cualquier otro acto jurídico, o es quien o quienes en última instancia ejerce o ejercen los derechos de uso, goce, disfrute, aprovechamiento o disposición de un bien o servicio o en cuyo nombre se realiza una transacción, aun y cuando lo haga o hagan de forma contingente.
2. Directa, indirectamente o de forma contingente, ejerzan el control de la persona moral, fideicomiso o cualquier otra figura jurídica.

Toda persona morales deberán identificar, verificar, validar y actualizar la información de sus Beneficiarios Controladores, indicando sus porcentajes de participación en el capital social, teniendo en cuenta las “Cadenas de Propiedad y Control”.

En caso de que no se identifique a ninguna persona física con los criterios antes señalados, se considerará como Beneficiario Controlador al Órgano de Administración, ya sea el Administrador Único o cada uno de los miembros de la Junta Directiva.

La información del Beneficiario del Controlador que deberán recabar las personas jurídicas, fideicomisarios, fideicomitentes e integrantes o contratantes de cualquier otra figura jurídica, es la siguiente:

• Nombres y apellidos completos
• Alias.
• Fecha de nacimiento. Cuando sea aplicable, fecha de defunción.
• Sexo.
• País de origen y nacionalidad. En caso de tener más de una, identificarlas todas.
• CURP o su equivalente, tratándose de otros países o jurisdicciones.
• País o jurisdicción de residencia para efectos fiscales.
• Tipo y número o clave de la identificación oficial.
• Clave en el RFC o número de identificación fiscal, o su equivalente, en caso de ser residente en el extranjero, para efectos fiscales.
• Estado civil, con identificación del cónyuge y régimen patrimonial, o identificación de la concubina o del concubinario, de ser aplicable.
• Datos de contacto: correo electrónico y números telefónicos.
• Domicilio particular y domicilio fiscal.
• Relación con la persona moral o calidad que ostenta en el fideicomiso o la figura jurídica, según corresponda.
• Grado de participación en la persona moral o en el fideicomiso o figura jurídica, que le permita ejercer los derechos de uso, goce, disfrute, aprovechamiento o disposición de un bien o servicio o efectuar una transacción.
• Descripción de la forma de participación o control (directo o indirecto).
• Número de acciones, partes sociales, participaciones o derechos u equivalentes; serie, clase y valor nominal de las mismas, en el capital de la persona moral.
• Lugar donde las acciones, partes sociales, participaciones u otros derechos equivalentes se encuentren depositados o en custodia.
• Fecha determinada desde la cual la persona física adquirió la condición de beneficiario controlador de la persona moral, fideicomiso o cualquier otra figura jurídica.
• En su caso, proporcionar los datos mencionados en las fracciones que anteceden respecto de quién o quiénes ocupen el cargo de administrador único de la persona moral o equivalente. En caso de que la persona moral cuente con un consejo de administración u órgano equivalente, de cada miembro de dicho consejo.
• Fecha en la que haya acontecido una modificación en la participación o control en la persona moral, fideicomiso o cualquier otra figura jurídica.
• Tipo de modificación de la participación o control en la persona moral, fideicomiso o cualquier otra figura jurídica.
• Fecha de terminación de la participación o control en la persona moral, fideicomiso o cualquier otra figura jurídica.

En los casos de Titularidad o Cadenas de Control, también deberá estar disponible la siguiente información:

1. Nombre, denominación o razón social de la o las personas morales, fideicomisos o figuras jurídicas que tienen participación o control sobre la persona moral, fideicomisos o figuras jurídicas.
2. País o jurisdicción de creación, constitución o registro.
3. País o jurisdicción de residencia para efectos fiscales.
4. Clave en el RFC o número de identificación fiscal, o su equivalente, en caso de ser residente en el extranjero, para efectos fiscales.
5. Domicilio fiscal.

En caso de no obtener, no mantener o no presentar información fidedigna, completa y actualizada de cada Beneficiario del Controlador que forme parte de la persona jurídica, fideicomiso o figura jurídica de que se trate, según lo requiera el SAT; no mantener información actualizada o presentar información incompleta, inexacta o con errores, se impondrán multas de $500,000.00 a $2,000,000.00 MXN, según corresponda (aproximadamente USD 25,000.00 a $100,000.00). (Art. 84 M y 84 N del CFF)

OBLIGACIÓN DE LAS SOCIEDADES MERCANTILES EL CELEBRAR UNA ASAMBLEA ORDINARIA DE ACCIONISTAS POR LO MENOS UNA VEZ AL AÑO DENTRO DE LOS CUATRO MESES POSTERIORES A LA CLAUSURA DEL EJERCICIO SOCIAL (A MÁS TARDAR EL 30 DE ABRIL DE CADA AÑO)

Si tienes una Sociedad Anónima (S.A.), Sociedad Anónima Promotora de Inversión (S.A.P.I) o Sociedad de Responsabilidad Limitada (S. de R.L.) de acuerdo con el artículo 182 de la Ley General de Sociedades Mercantiles vigente estás obligado a celebrar una Asamblea Ordinaría por lo menos una vez año dentro de los cuatro meses que siguen al termino del ejercicio fiscal.

La Asamblea Ordinaria de Accionistas se deberá realizar por lo menos una vez al año dentro de los cuatro meses que sigan a la clausura del ejercicio social, es decir, en Abril del año siguiente, y se ocupará, además de los asuntos incluidos en la orden del día, de los siguientes:

1.Discutir, aprobar o modificar el Informe del Consejo de Administración, el informe debe incluir por lo menos:

Un informe de los administradores o administrador único sobre la marcha de la sociedad en el ejercicio, así como sobre las políticas seguidas por los administradores y, en su caso, sobre los principales proyectos existentes, durante el ejercicio fiscal comprendido entre la fecha de la creación de la sociedad y 31 de diciembre del ejercicio fiscal de que se trate, en los términos de lo dispuesto por el artículo 172 de la Ley General de Sociedades Mercantiles y resoluciones sobre el mismo

Un informe en que declaren y expliquen las principales políticas y criterios contables y de información seguidos en la preparación de la información financiera.

Un estado que muestre la Situación Financiera y de Resultados de la sociedad a la fecha de cierre del ejercicio. Un Estado de Variación en el Capital Social de la Sociedad

Las notas que sean necesarias para completar o aclarar la información que suministren los estados anteriores.

Informe del Comisario. De conformidad con lo dispuesto por el Artículo 166 de la Ley General de Sociedades Mercantiles, un comisario tiene la responsabilidad de:

• Comunicar cualquiera irregularidad a la Asamblea General de Accionistas
• Exigir a los administradores una información mensual que incluya por lo menos un estado de situación financiera y un estado de resultados
• Realizar un examen de las operaciones, documentación, registros y demás evidencias comprobatorias, en el grado y extensión que sean necesarios para efectuar la vigilancia de las operaciones.
• Rendir anualmente a la Asamblea General Ordinaria de Accionistas un informe respecto a la veracidad, suficiencia y razonabilidad de la información presentada por el Consejo de Administración a la propia Asamblea de Accionistas
• Asistir, con voz, pero sin voto, a todas la sesiones del Consejo de Administración, a las cuales deberán ser citados
• Asistir, con voz pero sin voto, a las Asambleas de Accionistas

• Vigilar la gestión, conducción y ejecución de los negocios de la sociedad.

  2.En su caso, nombrar al Administrador o Consejo de Administración y a los Comisarios, o ratificar su cargo 3.Determinar los emolumentos correspondientes a los Administradores y Comisarios, cuando no hayan sido fijados en los estatutos.

La falta de presentación oportuna del informe del Consejo de Administración o Administrador Único será motivo para que la Asamblea General de Accionistas acuerde la remoción del Administrador o Consejo de Administración, o de los Comisarios, sin perjuicio de que se les exijan las responsabilidades en que respectivamente hubieren incurrido

Quince días después de la fecha en que la asamblea general de accionistas haya aprobado el Informe del Consejo de Administración, los accionistas podrán solicitar que se publiquen en el sistema electrónico establecido por la Secretaría de Economía los estados financieros, junto con sus notas y el dictamen de los comisarios.

Aunado a lo anterior, y de acuerdo a la Regla 2.4.15 de la Resolución Miscelánea Fiscal para 2022, en caso de modificación o incorporación de socios o accionistas, asociados y demás personas, cualquiera que sea el nombre con el que se les designe, que por su naturaleza formen parte de la estructura orgánica y que ostenten dicho carácter conforme a los estatutos o legislación bajo la cual te constituyes como persona moral las personas morales deben emitir en el portal del SAT el aviso 295/CFF “Aviso de modificación o incorporación de socios, accionistas, asociados y demás personas que forman parte de la estructura orgánica de una persona moral, así como de aquéllas que tengan control, influencia significativa o poder de mando” dentro de los treinta días hábiles siguientes a aquel en que se realice el supuesto.

Lo anterior, y con el objeto de apoyarles con dichos trámites, en AS Consulting Group ponemos a su disposición nuestro Servicio Legal a fin de que pueda cumplir con las obligaciones legales, y fiscales en tiempo y forma.

Esta publicación sólo contiene información general de carácter informativo y ni AS Consultores, ASCG , AS Consulting Group, Arreguin Sánchez y Asociados, SMS Latinoamérica, ni sus firmas miembro, ni ninguna de sus respectivas afiliadas, presta asesoría o servicios por medio de esta publicación. Antes de tomar cualquier decisión o medida que pueda afectar sus finanzas o negocio, debe consultar a un asesor profesional calificado. Ninguna entidad, será responsable de pérdidas que pudiera sufrir cualquier persona o entidad que consulte esta publicación.

SMS Latinoamérica es una red de Firmas profesionales cuyos miembros son entidades legales separadas e independientes operando bajo su nombre particular e identificándose como miembros de SMS Latinoamérica. Cada una de las Firmas miembro actúa en un área geográfica específica y brinda servicios profesionales sujetos a las leyes y regulaciones profesionales del país o países en los que actúa. SMS Latinoamérica no brinda servicios a clientes y no es responsable por los actos u omisiones de cualquiera de sus firmas miembro. Las Firmas miembro son entidades legales separadas e independientes sin vinculación o intervención alguna sobre las demás Firmas miembro.

IS AN OBLIGATION OF MERCANTILE COMPANIES TO HOLD AN ORDINARY MEETING OF SHAREHOLDERS AT LEAST ONCE A YEAR WITHIN FOUR MONTHS AFTER THE CLOSING OF THE BUSINESS YEAR (NO LATER THAN APRIL 30 OF EACH YEAR)

If you have a Public Limited Company (SA), Investment Promoter Limited Company (SAPI) or Limited Liability Company (S. de RL) in accordance with article 182 of the General Law of Commercial Companies in force, you are obliged to hold an Ordinary Assembly by at least once a year within four months after the end of the fiscal year.

The Ordinary Shareholders' Meeting must be held at least once a year within the four months after the close of the fiscal year, that is, in April of the next year, and will deal, in addition to the matters included in the order of the day, of the next:

1.Discuss, approve or modify the Report of the Board of Directors, the report must
include at least:

A report from the administrators or sole administrator on the progress of the company in the year, as well the policies followed by the administrators and, where appropriate, on the main existing projects, during the fiscal year between the date of creation of the company and December 31 of the fiscal year in question, under the terms of the provisions of article 172 of the General Law of Commercial Companies and resolutions thereon.

A report in which they declare and explain the main accounting and information policies and criteria followed in the preparation of the financial information.

A statement that shows the Financial Situation and Results of the company at the closing date of the fiscal year.

A statement of Variation in the Capital Stock of the Company

The notes that are necessary to complete or clarify the information provided by the previous statements.

Commissioner’s Report. Pursuant to the provisions of Article 166 of the General Law of Commercial Companies, an examiner is responsible for:

• Communicate any irregularity to the General Assembly of Shareholders
• Require administrators to provide monthly information that includes at least a statement of financial position and a statement of results
• Carry out an examination of the operations, documentation, records and other supporting evidence, to the degree and extent necessary to carry out the surveillance of the operations.
• Render annually to the Ordinary General Assembly of Shareholders a report regarding the veracity, sufficiency and reasonableness of the information presented by the Board of Directors to the Assembly of Shareholders.
• Attend, with voice, but without vote, all meetings of the Board of Directors, to which they must be summoned.
• Attend, with voice but without vote, the Shareholders' Meetings.

• Monitor the management, conduct and execution of the company's business.

  2.If applicable, appoint the Administrator or Board of Directors and the Commissioners, or ratify their position.

  3.Determine the emoluments corresponding to the Directors and Commissioners, when they have not been established in the bylaws.

The lack of timely presentation of the report of the Board of Directors or Sole Administrator will be reason for the General Assembly of Shareholders to agree on the removal of the Administrator or Board of Directors, or of the Commissioners, without prejudice to the responsibilities in which they respectively incurred are required.

Fifteen days after the date on which the general meeting of shareholders has approved the Report of the Board of Directors, the shareholders may request that the financial statements, together with their notes and the opinion of the commissioners, be published in the electronic system established by the Ministry of Economy.

In addition to the above, and in accordance with Rule 2.4.15 of the Miscellaneous Tax Resolution for 2022, in case of modification or incorporation of partners or shareholders, associates and other persons, whatever the name by which they are designated, that by their nature are part of the organic structure and that have such character in accordance with the statutes or legislation under which you are constituted as a legal person, legal persons must issue notice 295/CFF on the SAT portal “Notice of modification or incorporation of partners, shareholders, associates and other persons that are part of the organic structure of a moral person, as well as those that have control, significant influence or power of command” within thirty business days after the day in which the course is executed.

The foregoing, and in order to support you with these procedures, at AS Consulting Group we make our Legal Service available to you so that you can comply with legal and fiscal obligations in a timely manner.

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Derivado del paquete económico 2022 publicado en el Diario Oficial de la Federación el 12 de noviembre de 2021. La cual entro en vigor a partir del 1° de enero de 2022, se han realizo diversas modificaciones las cuales se publicaron 18 y 25 de febrero de 2022.

1. Facturación (Comprobantes Fiscales Digitales):

• La autoridad extendió el plazo de convivencia para la transición a la nueva versión de facturación, la cual cita lo siguiente, los contribuyentes obligados a expedir CFDI podrán optar por emitirlos en su versión 3.3 y para el CFDI que ampara retenciones e información de pagos podrán optar por emitirlos en su versión 1.0, conforme al Anexo 20, publicado en el DOF el 28 de julio de 2017, durante el periodo comprendido del 1 de enero al 30 de junio de 2022. Lo anterior también será aplicable a los complementos y complementos concepto, compatibles con dichas versiones.
• La autoridad señala que los contribuyentes podrán cancelar un CFDI de nómina sin que se requiera la aceptación del receptor.
• Los contribuyentes podrán elaborar un CFDI diario, semanal o mensual donde consten los importes correspondientes a cada una de las operaciones realizadas con el público en general del periodo al que corresponda y el número de folio o de operación de los comprobantes de operaciones con el público en general que se hubieran emitido, utilizando para ello la clave genérica en el RFC. Los contribuyentes personas físicas que tributen en el RIF de conformidad con lo dispuesto en la Sección II, Capítulo II, Título IV de la Ley del ISR, vigente hasta el 31 de diciembre de 2021, en relación con lo dispuesto en la fracción IX del Artículo Segundo de las Disposiciones Transitorias de la Ley del Impuesto sobre la Renta, publicada en el DOF el 12 de noviembre de 2021, podrán elaborar el CFDI de referencia de forma bimestral a través de “Factura fácil” de la aplicación electrónica “Mis cuentas”, incluyendo únicamente el monto total de las operaciones del periodo correspondiente; lo anterior también resulta aplicable a los contribuyentes personas físicas que tributen en el Régimen Simplificado de Confianza de conformidad con lo dispuesto en la Sección IV, Capítulo II, Título IV de la Ley del ISR, respecto de los CFDI que emitan por las operaciones realizadas durante el mes de que se trate, para lo cual deberán cumplir con lo establecido en el quinto párrafo de esta regla.
• Los contribuyentes podrán realizar la cancelación de los CFDI a más tardar en el mes en el cual se deba presentar la declaración anual del ISR correspondiente al ejercicio fiscal en el cual se expidió el citado comprobante.

2. Pagos a Proveedores:

Los contribuyentes comprendidos en el Título IV, Capítulo I de la Ley del ISR a que se refiere el artículo 94 de dicha Ley, deberán realizar la habilitación del buzón tributario, conforme a las siguientes fechas:

• Contribuyentes que en el ejercicio inmediato anterior hayan obtenido ingresos por concepto de asimilados a salarios, iguales o superiores a $400,000.00 (cuatrocientos mil pesos 00/100 M.N.). A más tardar el 30 de junio de 2022.
• Los contribuyentes que hayan obtenido ingresos por concepto de sueldos y salarios, así como de asimilados a salarios en el ejercicio inmediato anterior menores a $400,000.00 (cuatrocientos mil pesos 00/100). Podrán optar por no habilitar el buzón tributario.

3. Otras Declaraciones juradas informativas:

• Las personas físicas que soliciten su inscripción en el Régimen Simplificado de Confianza deberán realizarlo en términos de lo establecido en la ficha de trámite 39/CFF “Solicitud de inscripción en el RFC de personas físicas”
• Las personas físicas que se dediquen exclusivamente a las actividades agrícolas, ganaderas, silvícolas o pesqueras, y que sus ingresos se encuentren exentos hasta por el monto de $900,000 (novecientos mil pesos 00/100 M.N.), podrán optar por no presentar las declaraciones mensuales y la anual correspondientes siempre que emitan los CFDI por las actividades que realicen.

4. Otras novedades fiscales

Se entenderá que el contribuyente se encuentra al corriente en el cumplimiento de sus obligaciones fiscales, si a la fecha de la solicitud de opinión a que se refiere la fracción I de esta regla, el contribuyente ejerza la opción de realizar pagos a cuenta de sus adeudos fiscales en términos de la regla 2.1.52., y el pago correspondiente se haya efectuado dentro de los 60 días anteriores a la solicitud de opinión del cumplimiento.

Referencias;

Diario Oficial de la Federación primera versión anticipada Diario Oficial de la Federación segunda versión anticipada

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SMS Latinoamérica es una red de Firmas profesionales cuyos miembros son entidades legales separadas e independientes operando bajo su nombre particular e identificándose como miembros de SMS Latinoamérica. Cada una de las Firmas miembro actúa en un área geográfica específica y brinda servicios profesionales sujetos a las leyes y regulaciones profesionales del país o países en los que actúa. SMS Latinoamérica no brinda servicios a clientes y no es responsable por los actos u omisiones de cualquiera de sus firmas miembro. Las Firmas miembro son entidades legales separadas e independientes sin vinculación o intervención alguna sobre las demás Firmas miembro.

Electronic Invoice 4.0 format (Comprobantes Fiscales Digitales por Internet - CFDI) is the newest version of the Internet Digital Tax Complement in Mexico as of January 1, 2022. Taxpayers must use to issue their electronic invoices in this new format which is replacing the previous version (CFDI 3.3).

ALL YOU HAVE TO KNOW ABOUT THE NEW CFDI 4.0

With the Tax Reform published last year, the tax authority also released changes in billing formats for 2022. From 1 January 2022, updated version of the CFDI going to version 4.0, it is important to mention that there is a period of coexistence of January 01 to April 30, 2022 with both versions; however, from May 1, 2022, the only valid version will be 4.0.

If you are going to issue a CFDI in 2022, before issuing it you must have (MANDATORY) the following:

a. Issuer Data

• Federal Taxpayer Register (RFC) Key
• Name or business name
• Tax System
• Postal Code of the Tax Domicile or of the premises or establishment in which the tax receipts are issued

b. Receiving Data

• Federal Taxpayer Register (RFC) Key
• Name or business name
• Tax System
• Postal code (required), we suggest integrating the full tax address.
• Use of the CFDI. This must be provided by the client or suggest any , it is forbidden to use the word "to be defined”.

c. Transaction details

• Unit of Measure Key: piece, kg, service, etc.
• Product or Service Key (According to the SAT catalogue)
• Concepto
• Payment method: PPD (Request payment supplement) or PUE
• Payment way

The time of issuance of the CFDI through the SAT page or a certification provider, must be no later than 24 hours after the operation has taken place.

d. Catalogue of Tax System

e. Voucher Use Catalogue

f. Payment way Catalog

Credit notes

When receipts of Expenses (credit notes) are issued, they must only be issued when there is a refund, discount or bonus and justifying the reason for the issuance, having a documentary support. It is important to mention that credit notes DO NOT cancel issued CFDI.

In the event that vouchers are issued to cover expenses without justification and documentary support that proves the refunds, discounts or bonuses to the tax authorities, these may not be reduced from the tax receipts of income of the taxpayer, which may be verified by them in the exercise of the powers established in this Code.

Cancellation of the CFDI

Issuers must submit the request for invoice cancellation via the SAT Portal or a certification provider services.

At the time of cancellation, the reasons for the cancellation must be indicated according to the following keys:

a) ”01" Vouchers issued with related errors. Applies when the generated invoice contains an error in the product key, unit value, discount or any other data, so it must be reissued. In this case, the invoice is first replaced and when the cancellation is requested, the folio of the invoice that replaces the cancelled one is incorporated.

b) “02” Vouchers issued with unrelated errors. Applies when the generated invoice contains an error in the product key, unit value, discount or any other data and is not required to relate to another generated invoice. c) “03” The operation was not carried out. When a transaction that is not specified was invoiced. d) “04” Nominative transaction related to a global invoice. (Sales to the general public). It applies when a sale is included in the global invoice of operations with the general public and after that, the client requests its nominative invoice, which leads to cancel the global invoice and reissue it, as well as generate the nominative invoice to the client.

Points to consider:

• Vouchers may only be cancelled until the date on which the annual return of I. S. R is due.
• It is important to document the reason for cancellation.
• Issuers must submit request for cancellation of the invoice through the SAT Portal or of the services from a certification provider.
• The receiver of the invoice will receive a message of interest in your Tax Mailbox, informing that there is a request for cancellation. The recipient may: a) Express acceptance within three working days from receipt of the request. b) No reply (after 3 business days) is considered as a positive ficta and the invoice will be canceled. c) Refuse cancellation:
• The issuer may re-submit the request for cancellation of the same CFDI (for the second or subsequent occasion), if the receiver does not expressly consent to such request within three business days (from receipt of the request of cancellation). The tax authority shall be regarded as rejected this request and the proof continues with a status effect (term expired).
• There is no maximum number of cancellation requests.
• Taxpayers will be able to cancel a CFDI without the acceptance of the recipient being required in the following cases:
• Those that cover total amounts of up to $1,000.00 (thousand pesos 00/100 M. N.).
• For payroll, only in the year in which they are issued.
• For expenses.
• For transfer.
• That cover withholdings and payment information.
• Issued in transactions with the general public.
• Clients residing abroad.
• When the cancellation is made within the business day following its issuance.
• Issued by members of the financial system.

Payment method

If the CFDI is issued for the total value of the operation, and it is paid in a single exhibition, that is, when when you know the form of payment and it is effectively paid at the latest of the last day of the calendar month in which the CFDI is issued, the CFDI must be issued with Payment Method: Payment in a single exhibition (PUE) and it is not necessary to issue a CFDI with the payment add-on.

In case you consider that your customers will not pay you within the current month, you have to issue a CFDI with Payment Method: 99 To be defined and Payment Method: Partial or Deferred Payment (PPD). This creates a second obligation, which is to issue a Payment Supplement for each deposit received (if partial) or for the full payment (if deferred).

The deadline to issue the Payment Supplement is no later than the 05 calendar day of the following month

Sales to the general public

The global CFDI containing the operations carried out with the general public, must be submitted to the SAT or the CFDI certification provider, as the case may be, within 24 hours of the closing of the operations carried out on a daily, weekly, monthly or bimonthly basis.

When the purchasers of the goods or recipient of services is not asking for proof of transactions performed with the general public, the taxpayers will not be required to ship them when the amount is less than $100.00 (one hundred pesos 00/100 M. N.), however, shall include within the CFDI global listing the transactions with the general public.

• RFC XAXX010101000 and in the case of transactions carried out with residents abroad, who are not registered in the RFC, the generic key will be indicated in the RFC: XEXX010101000
• Name: "GENERAL PUBLIC”
• Receiving Tax Address: In this field you must register the same postal code indicated in the field Place of Issue.
• Payment Method: You must always register the key "PUE" (Payment in a single exhibition)
• Postcode of the Receiver: In this field the same postcode of the issuer must be registered.
• Periodicity

Bad practices

The tax authority provided a bad practice guide in the emission of CFDI 4.0:

1. Require additional data to the RFC, name, denomination or business name, tax regime and postal code of the recipient.
2. Forcing you to provide an email is optional.
3. Increase the price of the good or service when the invoice is requested.
4. Force the recipient to generate the invoice in a portal.
5. Deny the invoice arguing that it was not requested at the time of the transaction. It can be issued later, as long as it is in the same year in which the operation was carried out .
6. Register a payment method other than the one received.
7. Mandatory request to indicate the use that will be given to the invoice.
8. Deny issuance of invoice when paid in cash.
9. Do not issue the invoice when payments are received for advances. When advances are received, they must be invoiced.
10. Do not issue an invoice. The SAT has no agreement with any taxpayer, chamber or association for the non-issuance of electronic invoices.

Sanctions

Digital tax receipts on the Internet, including those generated for the purpose of protecting the withholding of contributions must contain the requirements determined by the Tax Administration Service through general rules.

The amounts that are covered by the tax receipts that do not meet any requirement of those established in the current provisions , as the case may be, or when the data contained therein are reflected in a way different from that indicated by the tax provisions, may not be tax deducted or credited.

Cancellation of CFDI

Article 81, section XLVI, of the Federal Tax Code , mentions that it is an infringement not to cancel the digital tax receipts by Internet of income when said receipts have been issued in error or without a cause for it or to cancel them after the deadline established in Article 29-A, fourth paragraph of this Code, and other applicable provisions.

The general rules mention that digital Online tax receipts can only be canceled until the date on which the annual return must be filed, that is in March of the following year. Provided that the person in favour of whom they are issued accepts their cancellation.

The fine applicable for not cancelling the CFDIs within the year in question will be from 5% to 10% of the amount of each tax receipt.

When taxpayers cancel digital tax receipts over the Internet that cover income, they must justify and support the reason for such cancellation, which may be verified by the tax authorities in the exercise of the powers established in this Code.

Do not issue CFDI.

Article 83 of the Federal Tax Code for 2022 in section VII mentions that are subject to infringements: non-issue, not delivered or not make available to customers with receipts tax digital

for the Internet of their activities when the tax provisions so provide, or ship them without that meet the requirements outlined in this Code, the Regulations or the rules of a general character that effect issued by the SAT; not to deliver or not to make available the printed representation of said vouchers, when it is requested by its clients, as well as not to issue the digital tax vouchers over the Internet to protect transactions with the general public, or not to make them available to the tax authorities when they require them.

For these cases the fines are as next: • From $400.00 to $600.00 MXN for each tax receipt that is issued and does not have the supplements that are determined by the general rules, that the Tax Administration Service issues for that purpose. • From $17,020.00 to $97,330.00 MXN In the event of recidivism, the tax authorities may, additionally, preemptively close the taxpayer's establishment for a period of three to fifteen days. • For individuals, from $1,490.00 to $2,960.00 MXN.

Recommendations

• To make a file of each client include the document that supports the operation + Receipt or Invoice + Payment receipt and original documentation such as Proof of Tax Situation, Constitutive Act, among others.
• To check that the economic activity registered with the SAT of the issuer of the Tax Receipt is related to the service provided, the concept of the CFDI and the grouping code.
• Ensure that any Tax Proof is associated with an actual operation or service.
• In case of the provision of services, to integrate a file of the service provided or received.
• Exito In case of selling products: request Proof of Tax Status (CSF), place purchase orders and CFDIs.
• When an invoice is canceled, make a document specifying why the cancellation.
• If an invoice is cancelled, ask the customer to accept it through their tax mailbox.
• Before issuing the invoice, verify that all data is correct.
• To keep an internal control of the collections received so as not to forget to issue the payment supplements.
• According to the rule published on January 25, 2022, the cancellation of the CFDI may be made no later than the month in which the annual return of the ISR corresponding to the fiscal year in which the aforementioned proof was issued must be submitted.

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